Umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Powszechnie wiadomo, że informacja to władza, a w biznesie informacja ma szczególne znaczenie, można nawet powiedzieć, że kluczowe. Dlatego też odpowiednie zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed wyciekiem poufnych danych jest tak istotne. Dziś dowiemy się na czym polega umowa o zachowaniu poufności tzw. non disclosure agreement (NDA) i jak ją sporządzić.

Czy nam w ogóle potrzebna taka umowa?

To częste pytanie od moich Klientów, bo mimo tego co napisałam na wstępie, umowa o zachowaniu poufności jest bardzo niedoceniana. Myśli się o niej na szarym końcu. Zazwyczaj. Bo są oczywiście firmy, gdzie odpowiednie procedury nie pozwalają podpisać umowy bez klauzuli poufności. Ale w przypadku małych firm, czy jednoosobowych działalności gospodarczych nikt raczej o tym nie myśli. A warto. Bo wystarczy, że Twoja asystentka powie swojej koleżance – asystentce Twojej konkurencji o pomyśle Twojego Klienta z którym, Ty miałeś podpisaną klauzule poufności, ale z nią już nie – i masz problem.

Informacje poufne, czyli co?

Najprościej mówiąc, umowę o zachowaniu poufności podpisujesz po to aby ochronić swoją firmę przed ujawnieniem informacji, które są dla Ciebie istotne. A zatem w umowie NDA (lub klauzuli) musisz określić, jakie informacje będą informacjami poufnymi w Twoim konkretnym przypadku. Przykładowy katalog takich informacji mamy wskazany w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, który zawiera definicję tajemnicy przedsiębiorstwa:

PRZEZ TAJEMNICĘ PRZEDSIĘBIORSTWA ROZUMIE SIĘ INFORMACJE TECHNICZNE, TECHNOLOGICZNE, ORGANIZACYJNE PRZEDSIĘBIORSTWA LUB INNE INFORMACJE POSIADAJĄCE WARTOŚĆ GOSPODARCZĄ, KTÓRE JAKO CAŁOŚĆ LUB W SZCZEGÓLNYM ZESTAWIENIU I ZBIORZE ICH ELEMENTÓW NIE SĄ POWSZECHNIE ZNANE OSOBOM ZWYKLE ZAJMUJĄCYM SIĘ TYM RODZAJEM INFORMACJI ALBO NIE SĄ ŁATWO DOSTĘPNE DLA TAKICH OSÓB, O ILE UPRAWNIONY DO KORZYSTANIA Z INFORMACJI LUB ROZPORZĄDZANIA NIMI PODJĄŁ, PRZY ZACHOWANIU NALEŻYTEJ STARANNOŚCI, DZIAŁANIA W CELU UTRZYMANIA ICH W POUFNOŚCI.

Oczywiście, dla każdej branży, każdego biznesu, czy w ogóle dla każdej sprawy informacja poufna będzie oznaczać coś innego. Warto jednak ją jak najbardziej precyzyjnie określić, by uniknąć wątpliwości interpretacyjnych przy późniejszym ewentualnym sporze o naruszenie umowy/klauzuli.

Kiedy i z kim zawrzeć umowę NDA?

Umowę o zachowaniu poufności możesz zawrzeć w dowolnym momencie. Czy to w trakcie istniejącej już współpracy z kontrahentem, czy na jej początku (co rekomenduję), podczas negocjowania kontraktu głównego, kiedy zazwyczaj NDA to po prostu klauzula w umowie głównej, choć oczywiście nie zawsze.

Umowę warto zawrzeć ze wszystkimi, którzy mają dostęp do informacji poufnych wynikających z danej umowy, czyli ze wspomnianą wyżej asystentką również.

Elementy umowy o zachowaniu poufności

Zacznijmy od tego, że nie ma obligatoryjnych elementów takiej umowy. Poza oczywiście samymi informacjami poufnymi, bo bez nich umowa nie miałaby sensu oraz terminem trwania takiej umowy. Jest jednak kilka elementów, które warto rozważyć, w szczególności:

• katalog informacji, które nie będą uznawane za poufne,
• wyłączenie obowiązku poufności w przypadku ujawnienia ich konkretnym osobom np. organom ścigania albo podwykonawcom,
• obowiązek zwrotu lub zniszczenia informacji poufnych po zakończeniu współpracy,
• termin obowiązywania NDA – zazwyczaj na czas trwania umowy, często jednak wskazuje się jakiś czas po jej zakończeniu, wtedy dobrze by była to konkretnie wskazana dana/okres; nie poleca się zawierać NDA na czas nieokreślony,
• kara umowna – nie jest obowiązkowa, ale bardzo upraszcza dochodzenie odszkodowania w sytuacji naruszenia poufności i nie oszukujmy się – na niektórych działa motywująco.

Forma

Jak już wspomniałam wcześniej, może być to umowa o zachowaniu poufności, a może to być również klauzula z istniejącej umowie. Wszystko zależy od zakresu jaki ma objąć umowa. Czy ustna czy pisemna? Nie ma wymogu formy pisemnej, ale jak w razie sporu wykazać zakres umowy ustnej? Trochę ciężko, więc zawsze będę doradzać formę pisemną, a przynajmniej w formie jakiegokolwiek dokumentu.

Jeżeli chcesz przygotować umowę o zachowaniu poufności dopasowaną do Twojej firmy zapraszam do kontaktu.